根据《国家行政机关公文处理办法》有关要求，为规范文件发文管理工作，现将我校常用发文种类的规范格式及相关要求通知如下：

一、发文字号构成

咸宁职业技术学院发文字号由机关代字、年份、序号三部分组成。机关代字原则上以主办单位编字，年份从2017年起，序号按机关代字和年份分别编号，序号前面不冠“0”。

二、机关代字及用途

（一）、院党委、行政公文

咸职发        表示院党委对内下行文

咸职文        表示院党委对外上行文

咸职函        表示院党委对外平行文

咸职院发      表示院行政对内下行文

咸职院文      表示院行政对外上行文

咸职院函      表示院行政对外平行文

（二）、院纪委公文

咸职纪        表示纪委主办的公文

（三）、党群及行政职能部门主办以院党委行政名义下发的公文

咸职组      表示组织部主办的公文

咸职宣      表示宣传部主办的公文

咸职统      表示统战部主办的公文

咸职教      表示教务处、质量管理处主办的公文

咸职学      表示学生工作处、心理健康教育研究中心、

创业就业指导中心等主办的公文

咸职科      表示科技处（科协）主办的公文

咸职人      表示人事处主办的公文

咸职财      表示计财处主办的公文

咸职总      表示总务处、后勤公司、采购与招投标管理中心等主办的公文

咸职继      表示继续教育学院主办的公文

（四）、学院办公室公文

咸职办发    表示学校办公室印发的公文

（五）、院党委、院行政会议纪要

咸职党纪   表示党委会、党委扩大会等会议纪要

咸职院纪   表示院长办公会、专题会等会议纪要

三、其他职能部门需印发公文，由学校办公室转发。

特此通知

咸宁职业技术学院办公室

2017年2月6日